Nutzlose IT-Projekte früh erkennen.

Was so was gibt es? Ja klar. Wir haben Ihnen hier unten eine kleine Checkliste erstellt, ob so etwas auch bei Ihnen im Unternehmen schlummert und unterstützen Sie gerne bei den richtigen Maßnahmen zur Korrektur.

„Die meisten großen Investitionen kommen spät und über Budget, werden nicht den Erwartungen gerecht. Mehr als 70% der neuen Produktionsstätten in Nordamerika schließen innerhalb der ersten 10 Jahre. Etwa drei Viertel der Fusionen und Übernahmen zahlen sich nie aus. Und viele Bemühungen, um neue Märkte zu erschließen ergeht es nicht besser“, konstatierten Lovallo und Kahneman im Harvard Business Review [1].

Gleichzeitig fanden sie in Ihren Umfragen heraus, dass Manager unter wahnhaftem Optimismus leiden: Sie überbetonen Nutzenpotenziale, unterschätzen zu erwartenden Kosten und ignorieren die Möglichkeit von Fehlern und unerwarteten Ereignissen. Aber deswegen das Scheitern vieler IT-Projekte nur auf die Entscheider im Management zu schieben, wäre falsch. Die Seite derjenigen, die dem CEO oder CIO Kosten und Nutzen darlegen, handeln nicht ehrenwerter: „Geplante, systematische und bewusste Fehldarstellungen von Kosten und Nutzen, um Projekte genehmigt zu bekommen“ oder kurz gesagt "Lügen ist an der Tagesordnung" stellt Bent Flyvbjerg, Professor in Oxford anhand von Projekten zur Verbesserung der Transport-Infrastruktur fest [2].

Aber soll Ihnen das auch passieren? Besser nicht. Wie lassen sich also solche Lügen rechtzeitig enttarnen und unnützen IT-Projekte rechtzeitig vermeiden oder abbrechen?

Wir haben Ihnen hierzu eine kleine Checkliste für nutzlose IT-Projekte erstellt, die wir im Zuge unserer Beratungsprojekte anwenden, um so kosten- und nutzen-optimale Software zu finden, zu realisieren und den Return-on-Invest (ROI) stets sicherzustellen.

Check 1: Ist das Projekt (noch) wirtschaftlich?

Zuerst hilft Ihnen die Frage nach dem Business Case. Manche Firmen machen schon das nicht, sondern starten ohne begründeten Investitionsantrag und veruntreuen das Abteilungsbudget für Vorstudien und U-Boot-Projekte. Statt eines Business Case werden oft fälschlicherweise nur Kostenvergleichsrechnungen durchgeführt, die die technische Alternativen mit zahlreichen Kriterien gegenüberstellen, aber deren Nutzen einfach gleich setzen. Das wäre so, als ob Sie bei einen Smart und einer S-Klasse denselben Nutzen unterstellten. Fordern Sie als Verantwortlicher stets die Kalkulation aller Kosten (TCO) und den in € bewerteten Nutzen über die geplante Nutzungsdauer, um so den ROI vor, während und nach dem Projekt zu berechnen.

Ihr Business Case sollte Kosten und Nutzen Ihres IT-Projektes dazu sorgfältig abwägen und eine machbare Lösung mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis hervorbringen. Und wenn Dauer und Kosten steigen, kann ein ROI auch schnell mal unter 100% fallen und dazu führen, die Wirtschaftlichkeit des Projekts komplett in Frage zu stellen. Wir können Ihre Projekte mit einem Ansatz aus Methoden des aktiven Kosten- und Nutzenmanagement und unserer Wissensdatenbank +Benefit dazu begleiten, so dass es nicht dazu kommt. Versprochen.

Check 2: Was wird den Projekt-Scope (noch) verändern?

Änderungen des Projektumfangs können massive Auswirkungen haben, wie wir in Berlin mit unserem spät fertiggestellten, aber inzwischen tollen Flughafen BER alle wissen. Eine zusätzliche Daten-Schnittstelle, ein zusätzlicher Lagerstandort oder auch Streichungen verändern den Umfang der zu erbringenden Lieferungen und Leistungen auch in IT-Projekten. Damit sind unmittelbar Änderungen bei den Arbeitsaufwänden, den Ressourcen und Terminen die unmittelbare Folge. Daher ist ein kontinuierliches Scoping die wichtigste Disziplin in IT-Projekten.

In agilen Projekten helfen Stories und Kanban Boards die möglichen Änderungen früh zu erfassen, zu bewerten und nach Freigabe dann auch passend zu priorisieren und in Sprints iterativ zu realisieren. Das geht ideal mit passenden Werkzeugen wie JIRA unter Führung von erfahrenen IT-Projektmanagern. In Festpreis-Projekten mit Nachträgen (CR) ist es besser mit einer rollierenden Liste der Lieferungen und Leistungen zu agieren, die wir Ihnen hierzu gerne gratis per E-Mail zur Verfügung stellen.

Check 3: Haben wir (noch) die richtigen Mitarbeiter für das Projekt?

Um IT-Projekte überhaupt durchführen zu können, brauchen Sie neben Geld aber eine noch viel wichtigere Ressource: Geeignete Mitarbeiter. Wenige trauen sich auf die besten Mitarbeiter zu warten, obwohl sich Ihnen diese Option bei guter Vorausschau des Projektportfolios oder durch Einkauf von externen Experten eigentlich stellt. Das können Sie leicht überprüfen: Gibt es je Projektmitarbeiter ein Anforderungsprofil und eine Aufgabenliste? Das ist ein Muss. Egal, ob Sie Projektmanagementassistenten, SAP Basis Administratoren oder Softwaretester suchen. Ressourcenplanung fängt mit den benötigten Fähigkeiten an.

Ergebnis ist dann später ein Projektorganigramm, dass neben den Rollenbezeichnung und Stellvertretung auch Name und Verfügbarkeit aller Team Mitglieder enthalten sollte. Wir haben z.B. für IT-Projekte zur Einführung von Lagerverwaltungs- oder Transport-Management Software solche Profile für Sie parat. Nehmen Sie gerne Kontakt dazu zu uns auf.

Check 4: Termine: Ist der Terminplan (noch) realisitisch?

Der nächste Faktor: Zeit. Einmal ist da der geeignete Projektstartzeitpunkt und dann die Dauer bis zur Fertigstellung. Sind die Meilensteinen aus einer fachlich motivierten Vorwärtskalkulation aller Aktivitäten inklusive deren Abhängigkeiten begründet oder sind Termine durch einen Entscheider und dessen persönliche Zielsetzung determiniert? Wer hat die Dauern der einzelnen Phasen und der einzelnen Aktivitäten geschätzt? Wurden Dauern im Team nach Delphi-Methode oder nur durch einen einzelnen Experte geschätzt? Welche Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten wurden weshalb beachtet und welche Aktivitäten liegen auf dem kritischen Pfad? Sind Arbeits- und Abwesenheitszeiten und Puffer realistisch und ausreichend einkalkuliert worden?

Hinterfragen Sie jeden Meilenstein und nutzen Sie dazu unsere webbasierte Projekt-Management-Plattform Zoho Projects im Rahmen ihres Projektes mit der +Benefit Group, um nicht nur Plan-Termine, sondern auch den Verzug über das Nachhalten von Ist-Terminen zu berechnen und visualisieren zu können. Nur so wissen Sie, wo es wirklich stockt.

Check 5: Haben wir (noch) das Committment aller Beteiligten?

"Ob ein Projekt erfolgreich werden kann, entscheidet sich am ersten Tag, wenn es geboren wird mit dem Projektauftrag" [3]. Es gibt aber genug Projekte, die über lange Zeiträume geplant und realisiert werden, so dass sich deren Rahmenbedingungen komplett verändern können. Neben technischen, kommerziellen und organisatorischen sowie Umweltbedingungen sind es aber stets die handelnden oder die betroffenen Menschen, die als Stakeholder überzeugt und mitgenommen werden wollen.

Gerade wenn handelnde Personen im Lenkungskreis oder Kernteam wechseln, ist daher Sorge zu tragen, dass die Zielsetzung, Scope, Qualität, Budget, Team, Termine und Chancen sowie Risiken von diesen voll mitgetragen werden. Dazu sind dann der zu Beginn verfasste schriftliche Projektauftrag und die seitdem beschlossenen Änderungen hilfreich, um die neuen Projektteilnehmer mit diesen Punkten vertraut zu machen und sich ihrer Zustimmung zu versichern. Und dieses Committment holen Sie sich dann in jedem Status Termin immer und immer wieder neu ab.

Kontakt

Ist Ihr IT-Projekt also noch sinnvoll fortzuführen? Prima. Wenn nicht, könnte eine kritische Würdigung durch einen externen Experten helfen, Ihr Projekt fortzuführen.

Lassen Sie uns gerne dazu telefonieren: Gerne unterstützen wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung aus Projekten für SCM + ERP + TMS + WMS + YMS + MFS.

Ihr

Rüdiger W. Schwarz

[1] Dan Lovallo, Daniel Kahneman: “Delusions of Success: How Optimism Undermines Executives’ Decisions”, HARVARD BUSINESS REVIEW, July 2003 https://hbr.org/2003/07/delusions-of-success-how-optimism-undermines-executives-decisions

[2] "How (In)accurate Are Demand Forecasts in Public Works Projects? The Case of Transportation," by Bent Flyvbjerg, Mette Skamris Holm, and Søren Buhl, Journal of the American Planning Association, vol. 71, no. 2, Spring 2005. http://flyvbjerg.plan.aau.dk/liewithnumbers.php

[3] Stephen Jenner: “Realising Benefits from Government ICT Investment: A Fool's Errand?”, 2009, Academic Conferences Limited, Reading, U.K.

Bild: 2023 Hand stoppt nutzloses Projekt +Benefit Group Blog (AdobeStock_402968371)

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